E-Rechnungspflicht: Für Vereine ab 2025 verpflichtend

Als elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) gilt eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine vollkommen automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Umsetzen lässt sich solch ein strukturiertes Format über verschiedene Standards und Spezifikationen, wobei die europäische Norm das XML-Format vorgibt. Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).

Insofern Vereine ausschließlich im ideellen Bereich handeln, gelten Sie nicht als Unternehmen und sind folglich von der E-Rechnungspflicht befreit.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen vorgesehen:

Bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als PDF-Datei verwendet werden. Allerdings muss der Empfänger der Zusendung ausdrücklich zustimmen, ansonsten ist dies nicht erlaubt.

Ab dem 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmungen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.

Ab 2028 wird das elektronische Rechnungsformat schließlich verpflichtend.

Wichtig: Das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Es gibt mehrere Ausnahmeregelungen, die weiterhin alternative Rechnungsformen zulassen. In den folgenden Fällen sind elektronische Rechnungsformate nicht vorgeschrieben:

• Umsätze, die nach den Nummern 8 bis 29 des § 4 UStG steuerfrei sind. Dies betrifft fast alle wichtigen Steuerbefreiungen für Vereine und gemeinnützige Organisationen (§4 Nr. 22, 25 und 26 UStG).
• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 € nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Hier gilt aber nur der Gesamtrechnungsbetrag. Werden beispielsweise Teilleistungen (unter 250,00 €) abgerechnet, muss für sie auch eine E-Rechnung erstellt werden, wenn die Gesamtsumme über 250,00 € liegt.
• Rechnungen bei denen der Rechnungsersteller oder -empfänger im Ausland ansässig ist.
• Rechnungen, die an Privatpersonen ausgestellt werden.

Bisher hat die Finanzverwaltung nicht geklärt, wie Barverkaufsrechnungen behandelt werden, die keine Kleinbeitragsrechnungen sind. Hier wird eine bloße Papierquittung nicht mehr ausreichend sein. Bargeschäfte werden dadurch künftig verkompliziert, weil die Rechnung elektronisch übermittelt werden muss.

Besteht die Pflicht zur Erstellung einer Rechnung, erfüllt nur das elektronische Rechnungsformat die Anforderungen nach §§ 14 und 14a UStG. Wird die Rechnung anderweitig manuell erstellt, gibt es keine Möglichkeit den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Des Weiteren können Unternehmen mangels korrekter Rechnungsstellung Zahlungen zurückhalten.

Vereine sind ab dem 01. Januar 2025 verpflichtet, eingehende elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Hierfür muss sichergestellt werden, dass die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Umwandlung von digitalen Rechnungen in ein lesbares Format gegeben sind. Die eingehenden Rechnungen müssen jedoch noch nicht vollständig digital weiterverarbeitet werden.

Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht.

Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung wird daher auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder ein Download über ein Kundenportal in Betracht.

Hinweis: Das BMF möchte die Vereine mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterstützen. Eine solche Lösung wird aktuell geprüft und soll ggf. vor dem 1. Januar 2025 allen Vereinen zur Verfügung gestellt werden.

Zur Erstellung von elektronischen Rechnungsformaten stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die alle denselben Code erzeugen, in dem die Rechnungsdaten enthalten sind. Diese elektronischen Rechnungsformate basieren auf einem standardisierten, maschinenlesbaren Format (meist XML), dass den EU-Vorgaben entspricht. Die zwei gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Neben den Pflichtangaben für eine Rechnung nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) werden für das elektronische Rechnungsformat einige zusätzliche Angaben benötigt, die davon abhängig sind, mit welchem System Ihr eine E-Rechnung erstellt. Folgende Mindestanforderungen werden neben den bereits bekannten Pflichtangaben zusätzlich benötigt:

• Bankverbindung (komplett mit IBAN und BIC)
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse

Bestellnummer

Der Versand bzw. die Übermittlung von E-Rechnungen hängt vom verwendeten Format ab. Die beiden gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich in ihrem Übertragungsweg:

XRechnung
Aufgrund der Struktur einer XRechnung, kann die Datei nicht einfach als Anhang in einer E-Mail versendet werden. Stattdessen sollten spezielle Systeme verwendet werden, die für den sicheren Austausch von Rechnungsdaten entwickelt wurden. Viele Unternehmen und Behörden, wie etwa die Bundesverwaltung, bieten eigene Rechnungsportale an, über die XRechnungen hochgeladen und mit Peppol versendet werden können. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es ebenfalls, die Rechnung direkt aus dem System heraus zu verschicken und dabei die erforderlichen Format- und Übermittlungsanforderungen zu erfüllen.

ZUGFeRD
Der Rechnungsversand von ZUGFeRD-Dateien ist im Vergleich zu XRechnungen unkomplizierter. Da es sich bei der ZUGFeRD-Datei um ein PDF-Dokument mit integrierter xml-Datei handelt, kann der Rechnungsversand beliebig, am einfachsten jedoch per E-Mail, erfolgen.

Eine ausgestellte E-Rechnung kann vom Rechnungsaussteller berichtigt werden. Da für die Berichtigung die gleichen Anforderungen wie in § 14 UStG gelten, muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Dokumententyps) erfolgen. Es reicht nicht aus, wenn die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form übermittelt werden.

E-Rechnungen sind im Ursprungsformat elektronisch zu verarbeiten und aufzubewahren. Eine Archivierung in Form von Ausdrucken ist nicht erlaubt. Es ist dabei sicher zu stellen, dass die E-Rechnungen so archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können.

Entscheidend ist, dass die Finanzverwaltung die aufbewahrten E-Rechnungen (bzw. den strukturierten Teil) durch revisionssichere Archivierung maschinell auswerten kann. Das kann entweder durch entsprechende Soft-/Hardware oder durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden. Die GoBD macht dazu keine verpflichtenden Vorgaben.

Gemäß den GoBD-Anforderungen muss ein elektronisches Rechnungsformat nicht nur maschinenlesbar sein, sondern auch für Menschen, wie beispielsweise Betriebsprüfende, einsehbar. Daher müssen Voraussetzungen geschaffen werden, die jederzeit für das Auslesen der maschinellen Daten und die visuelle Einsicht in die Rechnung zur Verfügung steht. Die archivierten Daten müssen jederzeit für Prüfende zugänglich sein.