Ist die Vereinsbuchführung mit Excellisten „finanzamtssicher“?

Fundstelle: Finanzgericht (FG) Münster, Urteil v. 29.04. 2021, Az.: 1 K 2214/17

1. Kernaussage der Entscheidung

Die Verwendung von Excellisten in der Vereinsbuchführung eines gemeinnützigen Vereins ist grundsätzlich zulässig, sofern der Verein eine Einnahme- und Überschuss-Rechnung erstellt und nicht zur elektronischen Buchführung verpflichtet ist.

2. Um was geht es in diesem Fall?

Gerade kleinere Vereine arbeiten in der Praxis häufig mit einfachen Tabellenkalkulationen, um die Buchhaltung des Vereins zu erledigen. Bei diesen Aufstellungen (meistens die berühmten Excellisten) stellt sich die Frage, ob diese vom Finanzamt akzeptiert wird. Hintergrund dieses Problems ist, dass bei einer Buchführung mit einer Tabellenkalkulation der Inhalt von Buchungen so verändert werden kann, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

3. Wie ist die Rechtslage?

a) Gesetzliche Grundlage

Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Daraus folgt, dass immer dann, wenn dem Verein Belege in Papierform oder in digitaler Form vorliegen, die veränderungssicher sind, die Belegerfassung mit einer Tabellenkalkulation oder ähnlichen Systemen gar nicht Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Buchhaltung sind. Die Excel-Erfassung ist also eine „zusätzliche“ Erfassung des Buchungsvorgangs, während die eigentlichen Aufzeichnungen in Form der Belege vorliegen. Gegen die Aufzeichnung mit Excellisten kann es also aus steuerrechtlicher Sicht keine Einwände geben.

b) Wann kann das Finanzamt die Buchhaltung beanstanden?

Bei wesentlichen Mängeln der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen kann das Finanzamt die Buchhaltung beanstanden und sogar verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Bei gemeinnützigen Vereinen bedeutet dies regelmäßig auch den Entzug der Gemeinnützigkeit, da ein ausreichender Nachweis über die „tatsächliche Geschäftsführung“ fehlt. Grundsätzlich muss also das Finanzamt die Buchhaltung des Vereins akzeptieren, solange kein Anlass dafür besteht, die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen.

4. Hinweis für die Vorstandsarbeit

Gerade bei kleineren Vereinen mit einem geringen Vereinshaushalt mag die Buchhaltung im Rahmen von „selbst gestrickten“ Excellisten noch möglich sein. Aufgrund der Besonderheiten bei steuerbegünstigten Vereinen, die bekanntermaßen das sogenannte 4-Sphärenprinzip auch in der Buchhaltung abbilden müssen, wird man gerade bei größeren Vereinen sehr schnell an die Grenzen stoßen.

Der übliche Standard in der Praxis ist der sogenannte „SKR 49“. Bei diesem Spezialkontenrahmen, der in fast allen auf dem Markt befindlichen Buchhaltungsprogrammen für Vereine hinterlegt ist, kann gewährleistet werden, dass der Verein die jeweiligen Zahlungsvorgänge auch ordnungsgemäß den vier steuerlichen Bereichen und den dafür vorgesehenen Konten zuordnen kann. Selbst kleineren Vereinen sollte daher empfohlen werden - auch im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung der Finanzverwaltung - eines der üblichen auf dem Markt angebotenen Standardprogramme für die Abwicklung der Vereinsbuchhaltung zu verwenden.